Administrador Ejecutivo / Gestor de Oficina / Contable
Ahora estamos contratando a un Gerente de Oficina / Contable / persona orientada a Atención al Cliente. Estamos buscando contratar este puesto de inmediato. Somos un contratista general en rápido crecimiento. Estamos centrados en el equipo y la familia, y todos tenemos un papel que desempeñar para el éxito de nuestros clientes, empleados y la empresa. Estamos ubicados en el norte del condado de San Diego y damos servicio a todo el condado de San Diego.
El trabajo implica desempeñar múltiples funciones para ayudar a los miembros de nuestro equipo, asegurar clientes satisfechos y seguir los procesos establecidos que funcionan. A continuación se muestra un ejemplo de algunas de las tareas que puedes esperar. No es una lista exhaustiva, pero sí cosas que puedes esperar.
Gerente de oficina
Resumen del puesto:
Representar a la empresa ante todos los proveedores, clientes, solicitantes, empleados, etc., para diferenciarnos de la competencia y potenciar aún más nuestra marca.
Atender a todos los clientes potenciales y actuales para superar sus necesidades y crear clientes para toda la vida.
Colabora con todos los empleados para satisfacer o superar sus necesidades.
Asegúrate de que todas las tareas se completen de manera oportuna y profesional.
Desarrolla una relación de trabajo estrecha con el propietario, el gerente de operaciones y el responsable de ventas para asegurar que se cumplan todas las expectativas con empleados y clientes.
Relación de informe:
Es responsable de liderar, guiar y apoyar al equipo para alcanzar los objetivos de la empresa, el desarrollo de personal y el crecimiento estratégico. Mantiene contacto y comunicación regulares con departamentos, empleados y directivos en todos los niveles de la organización.
FUNCIONES ESENCIALES
VENTAS:
- Crea paquetes de ventas. Deja atrás, tarjetas de visita, garantía, licencia y qué esperar.
- Introduce los leads en el CRM.
- Actualiza las listas de referencias de clientes regularmente.
- Crea un horario en CRM para garantizar la disponibilidad correcta de todos los comerciales.
- Llamar a trabajos en progreso y trabajos completados para asegurar una satisfacción al 100%
- Pide opiniones y recomendaciones. Consigue tantas reseñas como puedas
- Tarjetas de agradecimiento para todos los clientes
- Gestionar nuevos leads, cita para asegurar un poco de desfase y garantizar que nos reunimos con el cliente. No más de un día.
- Registra todas las llamadas y la comunicación en CRM
PRODUCCIÓN:
- Imprimir todos los contratos y órdenes de trabajo para ser aprobados para la programación
- Una vez aprobada, haz una llamada de presentación para confirmar el horario, envía el correo de presentación y envía la factura(s) de depósito.
- Crea chaquetas de trabajo que incluyan contrato o pedido de trabajador, certificado de finalización (COC), formulario de cambio en blanco, perchas para puertas y paquete de garantía.
- Asegúrate de que todos los aspectos del trabajo estén completos, listos para usarse y seleccionados antes de la fecha de inicio.
- Asegúrate de que se pidan baños para la obra si es necesario.
- Confirma que todos los trabajos empiezan la semana anterior.
- Envía facturas del primer día para el inicio del trabajo
- Confirma cualquier cambio, añadido o eliminado en todos los trabajos y luego envía la factura final.
- Gestión CRM – importación y exportación de todos los empleos y costes a QB
ADMINISTRATIVO:
- Actualiza y mantén el CRM preciso a diario. Esto incluye cambiar el estado del trabajo, actualizar la información de contacto del cliente, etc.
- Conciliar el CRM con los portapapeles de trabajo completados, incluyendo todas las notas manuscritas y los formularios de cambio.
- Mantén todos los archivos.
- Procesa todo el correo.
- Pide suministros para la oficina y otros según sea necesario.
- Gestionar las instalaciones.
- Contesta al teléfono y coordina mensajes y tareas.
- Organiza las funciones de la empresa.
- Gestión de camisetas para toda la empresa.
- Incorpora a todos los nuevos empleados y gestiona los archivos de los empleados.
- Garantiza una experiencia positiva del cliente durante todo el proceso de ventas y producción.
- Garantizar la exactitud y los registros actualizados en cumplimiento con los requisitos del IRS y las GAAP
- Supervisa métricas y acciones financieras clave como el cálculo de costes de trabajo, el seguimiento del margen bruto, la nómina, las cuentas a pagar (AP), cuentas a cobrar (AR), la facturación, los informes de tendencias y los asientos de los diarios.
- Trabaja con el equipo directivo para determinar valores, misión y planificar objetivos a corto y largo plazo.
- Cultiva relaciones sólidas con los proveedores para garantizar operaciones empresariales fluidas y eficientes.
- Paquetes de proveedores, COI y W9 para todos los trabajos comerciales
- Mantener relaciones con proveedores y archivos para seguros, compañías telefónicas, subcontratistas, etc.
- Nóminas de procesamiento
- Asegúrate de que todos los días de vacaciones se calculen y registren para todo el personal por horas y asalariado
- Gestiona todos los reembolsos para todo el personal según sea necesario.
- Conciliar los informes de gastos presentados por el personal.
- Gestionar la documentación relacionada con el despido de empleados y participar activamente en el Programa de Desarrollo de Liderazgo de la Franquicia, especializándose en Resolución de Conflictos, Resolución de Problemas, Coaching, Gestión de Prioridades y Establecimiento y Revisión de Objetivos.
- Mantén QuickBooks actualizado y con precisión.
- Conciliar las facturas de los proveedores y gestionar el presupuesto de material de oficina.
- Codifica correctamente todos los cargos que se introducen en la compañía
- Interfaz con EDD, CalSavers y cualquier otra agencia gubernamental
- Asegúrate de que el manual del empleado esté actualizado una vez al año.
- Demuestra experiencia en gestión del rendimiento, coaching y cultivar un ambiente laboral positivo para los subordinados directos.
- Organizar viajes para hotel y billetes de avión según lo indique y/o lo necesite el propietario o las operaciones.
- Asegúrate de que los empleos con salario vigente estén certificados.
- Asegúrate de que todos los días se calculen si es necesario.
- Cuentas por cobrar para todos, con énfasis en Comercial, debido a la fecha de calendario
Requisitos laborales
· Debe tener una actitud positiva y orientada al equipo.
· Debe tener al menos 2 años de experiencia en gestión de oficinas de atención al cliente.
· Debe ser competente en Quickbooks, la suite Microsoft Office.
· Tener competencias en Microsoft Dynamics es un plus. (Software CRM)
- Bilingüe es un plus
- Debe ser orientado a sistemas y tener una fuerte orientación al detalle e implementación del sistema.
Lo que ofrecemos
- Empleo a tiempo completo
- Se ofrece seguro médico
- Teléfono móvil y portátil de la empresa
- CalSaver ofreció
- Salario competitivo
- Bonificación por el esfuerzo del equipo
- Tiempo libre remunerado
